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Suivi de projet


Un projet (plus ou moins complexe, avec des enjeux plus ou moins importants) regroupe l’ensemble finalisé des actions et des activités ayant pour but de répondre, dans une certaine limite de temps et en respectant un budget précis, à un besoin identifié et défini au sein de l’organisation, avec pour objectif final l’amélioration de la productivité et de la qualité de l’organisation. Le « projet » est nouveau, unique et dynamique, contrairement aux « opérations » qui présentent un caractère plus commun et répétitif.

Le projet doit apporter un équilibre continuel aux contraintes de coûts, de délais et aux contraintes techniques rencontrées pendant sa réalisation ; c’est pourquoi, afin de pouvoir atteindre l’objectif final visé, le projet, ainsi que ses éventuelles adaptations et ses régulières modifications, doivent être planifiés et faire l’objet d’un véritable management. Le management du projet assurera le pilotage stratégique du projet.

D’une manière générale, la gestion de projet (composante du management de projet) a pour objet d’organiser le projet, à travers plusieurs étapes :

  • Avant le lancement du projet :
    • Mise en place des outils de collaboration et de suivi (reporting, suivi des jalons, suivi des risques, des livrables, suivi du budget, …) ;
    • Organisation et mise en place des équipes ;
    • Organisation et planification du plan de travail (établissement du planning) ;
    • Responsabilisation des équipes sur les objectifs à atteindre et sur les résultats attendus ;
  • Au lancement du projet :
    • Coordination des tâches et des travaux ;
    • Suivi du projet, suivi de l’exécution du projet ;
    • Communication et reporting ;
    • Mise en œuvre des nouvelles décisions.

La planification (outil essentiel au bon management du projet) permet au responsable du projet de définir les objectifs à atteindre et les travaux à effectuer, de coordonner les différentes actions entre elles, de contrôler les moyens et de maîtriser les éventuels risques, de suivre l’ensemble des actions et de pouvoir rendre compte de l’état d’avancement général du projet. Cette planification du projet est également un vecteur de communication entre les différents acteurs de l’organisation, et facilite la maîtrise de l’ensemble des interfaces.

Après avoir planifié et organisé le déroulement du projet, ce dernier peut démarrer. Survient alors une phase de pilotage et de suivi de projet : le projet est régulièrement évalué et comparé avec l’objectif et les attentes initiales (comparaison entre le prévu et le réel, avec des informations précises sur les coûts, les difficultés rencontrées et les travaux complémentaires à prévoir), et ses différentes phases validées ou révisées si nécessaire.

Ce suivi (ou pilotage) permet au responsable de prendre du recul et de superviser l’avancement du projet et son déroulement, de manière régulière ; il peut aisément évaluer l’impact de ses décisions, obtenir une vue d’ensemble du projet, suivre l’exécution du plan (en vérifiant la conformité des résultats aux attentes initiales et aux prévisions), analyser son avancement, valider, rectifier ou corriger certains aspects du projet et faire remonter des alertes.


Notre objectif


Un projet combine généralement plusieurs aspects : un aspect fonctionnel (le projet répond à un besoin), un aspect technique (le projet doit respecter certaines spécifications et certaines contraintes), un aspect organisationnel (le projet doit être établi en respectant l’organisation de l’entreprise, ses différentes fonctions, sa culture et son éventuelle résistance au changement), un aspect temporel (le projet doit respecter un certain délai et des échéances, en suivant le planning établi) et un aspect budgétaire (le projet doit respecter le budget alloué). Le projet vise également à couvrir les besoins des différents services de l’entreprise (service juridique, informatique, marketing, technique, ressources humaines, communication, logistique,…).

Notre objectif principal est de vous accompagner dans le suivi de projet au sein de votre entreprise ou de votre organisation, en prenant soin de :

  • Toujours repositionner le projet dans son ensemble (grâce à une vision d’ensemble de l’entreprise ou de l’organisation) ;
  • Traiter le projet sous un angle capacité et plan de charge final ;
  • Mettre en adéquation le projet avec la volonté, les ressources et la capacité de mise en œuvre au sein de l’entreprise ou de l’organisation ;
  • Mettre et remettre en perspective le projet, à tout point de vue.

Pour atteindre cet objectif final, nous nous intéressons notamment au management du projet dans son ensemble ; nous vous guidons dans l’établissement d’un plan d’affaire pour votre projet (étape d’étude préliminaire ou préalable, dite aussi de faisabilité ou encore d’opportunité du projet), nous vous aidons à déterminer l’opportunité de ce projet (est-ce que le projet est en conformité avec la stratégie d’entreprise), nous vous accompagnons dans la rédaction d’un modèle d’affaire et nous vous apprenons à identifier et à lister les risques éventuels du projet.


Les moyens mis en œuvre


Afin de vous accompagner dans la gestion et le suivi de projet au sein de votre entreprise ou de votre organisation, nous vous aidons à :

  • Définir un spectre grâce à notre méthode Éphorat (en vous proposant une certaine cohérence dans nos actions et nos enseignements, grâce à une vision globale, commune, dynamique et interactive) ;
  • Construire les scénarios ou les hypothèses nécessaires à la prise de décision, au pilotage ou à la régulation, à la coordination, au niveau d’actions ou de livrables.

Nous vous apprenons notamment à utiliser les méthodes classiques de suivi de projet :

  • La méthode PERT : cette méthode (développée il y a plus de cinquante ans aux États-Unis) offre une méthodologie précise et des outils pratiques pour représenter, décrire, analyser et suivre l’ensemble des tâches à effectuer pour mener à bien le projet ;
  • Le diagramme de GANTT, qui permet d’ordonnancer, de planifier et de gérer un projet en visualisant les différentes tâches dans le temps (concrètement, une représentation graphique de l’avancement et du déroulement du projet, qui rend plus simple son suivi).

Utilisés ensemble, ces différents outils vous permettront de planifier votre projet de manière optimale, de communiquer sur son planning et sur son avancement, et d’atteindre plus aisément les objectifs fixés : vous pourrez déterminer les dates d’échéances de votre projet, identifier les délais et les marges de certaines tâches et visualiser le retard ou le bon avancement du projet dans son ensemble.

Le projet se déroule en général en plusieurs étapes :

  1. Lancement du projet (définition de l’organisation du projet, du budget, des moyens,…) ;
  2. Établissement de la structure du projet et mise en place des différents outils pour suivre son avancement (planning, gestion des risques, tableau de bord, revues de projet,…) ;
  3. Exécution du projet ;
  4. Contrôle, suivi et surveillance du projet ;
  5. Clôture et fin du projet.

Nous vous aidons à assurer la gestion de projet dans son ensemble, dès son lancement :

  • Planifier votre projet et établir un planning (planification) ;
  • Établir un budget et le suivre ; réaliser une étude préalable du rapport coûts/avantages et des sources de financement, étudier les risques opérationnels et financiers et les différents impacts) ;
  • Gérer et maîtriser les éventuels risques ;
  • Atteindre l’objectif fixé ;
  • Faire participer et responsabiliser les différents acteurs de l’organisation ; mettre en place un comité de pilotage (auquel le directeur de projet ou le chef de projet devra rendre compte) ;
  • Suivre le déroulement du projet et les enjeux opérationnels et financiers principaux (post-project review).